E-post i organisationer
Hjälpmedel och Hinder
I maj 2008 försvarade jag min doktorsavhandling Electronic Mail and its Possible Negative
Aspects in Organizational Contexts vid Data- och Systemvetenskapliga institutionen - Stockholms
Universitet. Avhandlingen återfinns i sin helhet bland länkarna till vänster där du också hittar ett
urval av artiklar, kommentarer och intervjuer. E-post som arbetsverktyg visade sig vara något som intresserade
många och avhandlingen har därför fått stor uppmärksamhet i massmedia.
Om du inte vill läsa hela avhandlingen kan du genom att läsa
sammanfattningen på svenska få en överblick av studiens resultat och slutsatser.
Forskningen har genomförts inom det vetenskapliga fält som går under benämningen Computer Mediated Communication
(CMC)
och som ingår i Data- och systemvetenskap.
Mer om CMC kan du läsa på följande länk: CMC
Stockholms universitet/KTH.
Forskare inom CMC är intresserade av att studera om och i så fall hur kommunikationen påverkas när datorer
används för kommunikation människor emellan. Forskningsprojektet finanisierades
Stiftelsen för kunskap- och kompetensutveckling och EG:s strukturfonder Mål 2 Öarna.
Några allmänna reflektioner om e-post
E-post är något som idag tas för givet
och ibland glömmer vi kanske att det bara är drygt 10 år sedan som Internet, och därmed elektronisk post,
blev allmänt tillgängligt i samma takt som datortillgången i samhället ökade.
Utvecklingen av system för e-post har berikat och underlättat vår tillvaro både privat och
professionellt. Utgångspunkten i studien är att e-post är ett effektivt arbetsredskap men att e-post också kan ge
upphov till problem i organisationer.
Frågan är vad det är som är problemet. Med problem avser jag någon form av negativ påverkan på arbetsmiljö
och/eller effektiviteten. De problem som jag har pekat på i avhandlingen gäller självklart inte all e-postanvändning
i alla organisationer eller för alla individer. Avhandlingen handlar inte heller om privat användning av
e-post.
Varför använder vi e-post i den omfattning som vi gör?
Svaret är att olika kanaler för kommunikation har olika egenskaper och vissa av dessa egenskaper uppskattar vi mer, men
framför allt är det kombinationen av egenskaper som gör att ett visst media/kanal anses ha fler förtjänster än andra.
Fem anledningar varför e-post är ett bra arbetsverktyg:
1. Den främsta anledningen är e-post gör oss oberoende av tid eller rum. Vi skriver, läser och agerar när det passar oss själva.
2. Vi har möjlighet att skicka stora mängder information och vi kan också kopiera alternativt skicka vidare meddelande utan begränsning.
3. Vi har en tendens att ofta använda ett enklare språk som ibland mer liknar talspråk än skriftspråk, vilket underlättar för många av oss.
4. E-post uppfattas som ett snabbt sätt att kommunicera.
5. E-post anses inte vara förenat med några större kostnader
Vad är då bekymret med e-post?
En anledning är att fördelarna med e-post kan vändas och bli till nackdelar.
I och med att vi kan kommunicera oberoende av tid och rum, skicka stora mängder information vidare, skriva
ner några snabba, och ibland mindre genomtänkta rader, så gör vi det. Detta kan leda till det "gränslösa
mejlandet". Det gränslösa mejlandet handlar om att vi använder mejlen nästan reflexmässigt idag, vilket kan
vara en anledning till att många tycker att e-mail kan vara stressande. Exempel på det gränslösa mejlandet är:
· Vi skickar för många mejl utan att fundera på om det verkligen är nödvändigt, om mottagarna behöver informationen osv.
· Vi funderar sällan på om det finns något bättre alternativ än mejlen.
· Vi har svårt att sätta gränser för vårt eget mejlande dvs. vi har kontroll på vår mejl även när vi borde vara lediga.
I sammanfattningen, som nämns i första stycket på denna sida, finns fler tankar om problem med e-post och också några förslag till frågor
som kan ställas inom en organisation för att fastställa om det finns ett problem i en viss organisation eller inte.
Min bakgrund
Jag är lektor i systemvetenskap vid Högskolan på Gotland och undervisar
på campus i bland annat Management, Organisation,handleder kandidatuppsatser samt är lärare för nätkurser i Kommunikation och
HRM och Organisation, Kommunikation och Management.
1977 blev jag färdig med min socionomutbildning som ledde till att jag i nästan 20 år arbetade med
personalarbete inom industrin samt socialt arbete som kurator och socialassistent.
Under åren 1995-1998 studerade jag vid Högskolan på Gotland på IT/Ekononomi-programmet och med en kombination av
informationsteknologi, företagsekonomi och arbets- och organisationspsykologi tog jag en magisterexamen i
Data- och systemvetenskap.
1998-2000 var jag projektledare för ett arbetsmarknadspolitiskt projekt vid Länsstyrelsen på Gotland.
2000 återvände
jag till Högskolan på Gotland som lärare och doktorand. 2005 blev jag filosofie licentiat i data- och systemvetenskap vid Stockholms universitet och
sedan i maj 2008 är jag filosofie doktor i samma ämne.
 |
--------- | Kontaktinformation:Eva SjöqvistHögskolan på Gotland/Gotland University
|