Projektbeställning

IT-stödet har som huvuduppdrag att sköta den dagliga driften med underhåll av programvara, hårdvara och diverse centrala system. Det händer dock att vi får in önskemål på att utföra uppdrag som inte innefattas av ordinarie support.  För att säkerställa att IT-stödets resurser används effektivt och kvalitativt skall dessa ärenden hanteras som ett enskilda projekt.

Tillvägagångsätt

Skicka in din beställning Här!

Hanterande av inkommen beställning

När beställningen inkommit till IT, kommer projektet få ett projektnummer och en grov tidsuppskattning. Denna bedömning i kombination med effektmålen listade i beställningen kommer ligga till grund för om projektet godkänns eller ej. Inkomna projektbeställningar hanteras en gång i veckan.

Beslut om projektet godkänns

När projektet godkänns kommer det tilldelas en kontakperson på IT och beställaren kommer meddelas om projektstart och att projektet lyfts över till förstudie.

Om projektet avslås kommer beställaren att meddelas detta omgående tillsammans med orsakerna till nekandet.

Förstudien

Förstudien ska ta fram en tydlig kravspecifikation och en detaljerad tidsbedömning för projektets genomförande. Även resultatet av förstudien kan resultera i ett nekande av projektet och om det inträffar kommer beställaren meddelas detta tillsammans med orsakerna.

Genomförande

Projekt som godkänns för genomförande planeras in där start och slutdatum för projektet meddelas till beställaren. Det gör att beställaren vet när ett projekt kommer arbetas med av IT-personalen, vilket kommer ge en tydlighet för beställaren när det gäller kontakten med IT.

Överlämning och avslutande av projekt

När ett projekt är färdigt kommer det överlämnas till mottagaren av projektet. Därefter ska beställaren tillsammans med kontakpersonen godkänna projektet som avslutat. Projektet kan anses som avslutat när beställaren fått sina krav uppfyllda och överlämning till mottagare har skett. Ett projekt anses inte som avslutat om överlämning inte genomförts eller om kraven inte är uppfyllda.

Efter avslutandet av projekt

När ett projekt har avslutats kommer alla ändringar eller önskemål på vidareutveckling av systemet/projektet att anses vara nya beställningar.

Ändringar av krav/beställning under projektets gång

Om en ändring på kraven/beställningen inkommer under projektets gång kommer projektet pausas och en utredning av konsekvenserna för ändringen genomföras. Sedan kommer ett beslut tas om ändringen kommer godkännas. För beslutet kommer vikten av ändringen, tiden för ändringen och konsekvenserna av ändringen att beaktas. Om ändringen godkänns kommer projektet planeras om. Eventuellt planeras projektet om i ett senare skede om ändringen innebär påverkan på andra projekt som är högre prioriterade.

Undantag

I vissa fall kommer vissa steg att hoppas över för en beställning. Väldigt små eller kända former av projekt kan beslutas att direkt gå över till inplanerandet av genomförandet utan att förstudien genomförs.

Projekt som påverkar verksamhetsplanen för IT ska tas upp för diskussion i IT-rådet då det gäller omprioriteringar av beslutade verksamhetsuppdrag

Orsakerna till beställningshanteringen

IT har valt att införa den nya rutinen för att öka kvalitén på beställningar, hanterande av projekt och återkopplingen till beställare av projekt.

Nackdelen blir att det krävs ett visst mått av byråkrati för att uppnå dessa fördelar och det ställer ett högra krav på beställningen och beställarens engagemang i projektet.

Fördelar

  • Bättre kvalitet på utfört arbete
  • Bättre återkoppling
  • Bättre tydlighet till beställaren
  • Tydligare inplanering
  • Tydligare kommunikation
  • Tydligare avslutning av projekt
  • Bättre överlämningar
  • Effektivare
  • Tydligare gräns mellan beställning och support
  • Minskar personberoendet

Nackdelar

  • Större krav på beställare
  • Ökad administration